Organisation und Zeitmanagement – Erfolgsfaktor für den Online-Shop

Wie erfolgreich ein Unternehmen ist, hängt unter anderem auch von einer guten Struktur und der richtigen Organisation ab. Ein effizient geführter Online-Shop kostet nicht nur weniger Zeit, sondern bringt auch mehr Umsätze und damit auch mehr Gewinne.

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen?

Dieses Motto ist zwar eine gute Entschuldigung, geht aber zu Lasten der Unternehmenseffizienz. Ein gut aufgeräumter Arbeitsbereich – das gilt für Schreibtisch ebenso wie für den PC und den Shop selbst – spart Zeit und ermöglicht es, die Produktivität in den Shop selbst und nicht ins Suchen zu investieren. Struktur und Ordnung umfassen dabei allerdings nicht nur die physische Auffindbarkeit von Informationen und Dokumenten, sondern ebenso die Arbeitsabläufe und Aufgabenverteilungen.

Automatisieren spart Zeit

Viele Aufgaben in einem Online-Shop können getrost der Technik überlassen werden. Gerade beim Online-Shopping lässt sich vieles automatisieren, zum Beispiel in den Bereichen Kundenmanagement, Warenwirtschaft, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung. Dabei gilt: Je besser die Arbeitsabläufe strukturiert sind, umso leichter lassen sie sich automatisieren. Gute Shop-Systeme lassen sich zudem meist mit verschiedenen Programmen vernetzen und sparen so zusätzlich Arbeit, die manuell erledigt, zeit- und ressourcenaufwändig wäre.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip – auch als 80/20-Regel bekannt – besagt, dass 80 % der gewünschten Ergebnisse mit 20 % des Zeitaufwandes erreicht werden können. Für die restlichen 20 % werden dagegen 80 % der Zeit aufgewendet. Für das Zeitmanagement lässt sich dieser Effekt nutzen, indem:

  • Aufgaben priorisiert werden, die dem gewünschten Ziel wirklich dienen.
  • Der Arbeitseinsatz auf die aktuellen und wichtigen Aufgaben konzentriert wird.

Ein wichtiger Faktor dabei ist, die vorhandenen Ressourcen anzuerkennen und diese mit den zu erledigenden Aufgaben abzugleichen. Was ist machbar? Besonders kleine Online-Händler ohne Mitarbeiter profitieren von dieser Sichtweise und können effektiv arbeiten und die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.

Vorsicht Zeitfresser

Zur guten Organisation gehört es auch, die schlimmsten Zeitfresser zu erkennen und auszuschalten. Besonders zeitintensiv und häufig unterschätzt sind:

  • Lesen und Beantworten von E-Mails
  • Meetings
  • Smalltalk mit Kunden und Geschäftspartnern
  • Internet und Smartphone
  • Helfersyndrom
  • Perfektionismus

Natürlich ist Socializing ebenso wichtig wie die Entspannung zwischendurch. Um diese Pausen nicht zu Zeitfressern werden zu lassen ist es wichtig, diszipliniert vorzugehen und dafür konkret Zeit einzuplanen. In der übrigen Zeit erhöht störungsfreies und konzentriertes Arbeiten die Effektivität deutlich – und schafft darüber hinaus mehr Zeit für den Feierabend.