Kunden importieren

Kunden importieren legt Kundendaten aus einer Datei an oder aktualisiert vorhandene Kunden. Der neue Kundenimport arbeitet mit Importaufgaben, Importeinstellungen, Importdateien und Importprotokollen.

Inhaltsverzeichnis

Voraussetzungen und Aufbau

Der Kundenimport ist sichtbar, wenn die Kundenimport-Funktion aktiv ist und das passende Backend-Recht vorhanden ist. Im Backend besteht der Bereich aus vier Reitern.

  • Importaufgaben: verbindet Datei, Importeinstellung, Importmodus und Ausführung.
  • Importeinstellungen: legt Dateiformat, Trennzeichen, Kopfzeile, Importmodus und Spaltenzuordnung fest.
  • Importdateien: verwaltet lokal hochgeladene Dateien für Importaufgaben.
  • Importprotokolle: zeigt Tagesprotokolle und Fehlerhinweise zu gelaufenen Kundenimporten.

Empfohlene Reihenfolge

  1. Importdatei vorbereiten und lokale Datei hochladen oder eine abrufbare externe Datei bereitstellen.
  2. Importeinstellung anlegen und die Dateispalten den Kundenfeldern zuordnen.
  3. Importaufgabe erstellen und mit Datei, Importeinstellung und Importmodus verbinden.
  4. Import prüfen. Der Testlauf zeigt, was angelegt, aktualisiert, übersprungen oder wegen Fehlern abgelehnt würde.
  5. Echten Import erst starten, wenn der Testlauf ohne Fehler abgeschlossen wurde.
  6. Nach dem Lauf Importprotokolle und betroffene Kunden stichprobenartig prüfen.
Kundenimporte können Konto-, Adress-, Kundengruppen- und Marketingdaten vieler Kunden ändern. Starte neue Importe zuerst mit wenigen Datensätzen und prüfe die Datei vor einem produktiven Lauf.

Importaufgaben

Die Aufgabenliste zeigt alle Kundenimport-Jobs. Da der Kundenimport nur die Datenart Kunden verwendet, muss keine zusätzliche Datenart gewählt werden.

  • ID: interne Nummer der Importaufgabe.
  • Bezeichnung: Name des Jobs, zum Beispiel Datenquelle, Lieferant oder Zweck.
  • Datei: lokale Datei oder externe Datei mit Hostangabe.
  • Importeinstellung: verknüpfte Spaltenzuordnung.
  • Modus: übernimmt den Modus aus der Einstellung oder setzt ihn direkt am Job.
  • Ausführung: manuell oder automatisch per Cronjob.
  • Letzter Import: Zeitpunkt der letzten Verarbeitung.
  • Cronstatus: zeigt OK oder Fehler bei automatischer Ausführung.
  • Optionen: enthält Import prüfen, Bearbeiten und Löschen.
Tabellenspalten anpassen: In vielen Backend-Tabellen kannst du ueber die Tabelleneinstellungen festlegen, welche Spalten sichtbar sind. Blende selten benoetigte Spalten aus, wenn du eine kompaktere Arbeitsansicht brauchst, und aktiviere sie wieder, wenn du die Informationen pruefen oder bearbeiten willst.

Formular Importaufgabe

  • Bezeichnung: Pflichtfeld für den Jobnamen.
  • Lokale Importdatei: Auswahl einer Datei aus dem Reiter Importdateien.
  • Externe Importdatei: HTTP- oder HTTPS-Adresse einer ohne Anmeldung abrufbaren Datei. Eine externe Datei hat Vorrang vor der lokalen Auswahl.
  • Importeinstellung: Pflichtauswahl der passenden Kunden-Importeinstellung.
  • Importmodus: übernimmt den Modus aus der Importeinstellung oder nutzt neu anlegen und aktualisieren, nur neu anlegen oder nur aktualisieren.
  • Ausführung: wählt manuell oder automatisch per Cronjob.
  • Intervall bei automatischer Ausführung: steuert den Abstand automatischer Läufe in Stunden.
  • Passwort an neu angelegte Kunden senden: versendet bei neu angelegten Kunden ein Passwort, wenn die Option aktiv ist.
  • Aktivierungslink senden: versendet bei Bedarf einen Aktivierungslink.

Importeinstellungen

Importeinstellungen definieren, wie eine Kundendatei gelesen wird und welche Spalte auf welches Kundenfeld geschrieben wird.

  • ID: interne Nummer der Einstellung.
  • Bezeichnung: Name der Einstellung.
  • Typ: benutzerdefinierte Einstellung oder festes Setup.
  • Trennzeichen: Semikolon, Komma, Tabulator oder eigenes Zeichen.
  • Erste Zeile importieren: zeigt, ob Zeile 1 verarbeitet oder als Kopfzeile übersprungen wird.
  • Felder: Anzahl zugeordneter Kundenfelder.
  • Optionen: enthält Dateiformat anzeigen, Bearbeiten, Kopieren oder Löschen.

Formular Importeinstellung

  • Bezeichnung: Pflichtfeld für den Namen der Einstellung.
  • Trennzeichen: Auswahl aus Semikolon, Komma, Tabulator oder Eigenes.
  • Eigenes Trennzeichen: wird verwendet, wenn bei Trennzeichen Eigenes gewählt ist.
  • Texterkennungszeichen: steuert, ob Werte ohne Kennzeichen, mit doppelten Anführungszeichen oder mit einfachen Anführungszeichen gelesen werden.
  • Erste Zeile importieren: legt fest, ob die erste Datei-Zeile als Kundendatensatz verarbeitet wird.
  • Importmodus: bestimmt, ob Datensätze neu angelegt und aktualisiert, nur neu angelegt oder nur aktualisiert werden.
  • Spaltennummer: Datei-Spalte von 1 bis 100.
  • Spaltenüberschrift: optionaler sprechender Name der Datei-Spalte.
  • Verfügbare Shopfelder: auswählbares Kundenfeld.
  • Feld hinzufügen: übernimmt die gewählte Spalte in die Zuordnung.
  • Zugeordnete Spalten: zeigt Spalte, Kundenfeld, Überschrift, Pflichtlogik, Updatefähigkeit und Löschaktion.

Importdateien

Importdateien sind lokal hochgeladene Dateien, die anschließend in einer Importaufgabe ausgewählt werden können.

  • Importdatei hochladen: öffnet den Upload-Dialog.
  • Name: Dateiname als Link zum Öffnen oder Herunterladen.
  • Größe: Dateigröße in lesbarer Darstellung.
  • Erstellungsdatum: Zeitpunkt der letzten Dateiänderung.
  • Optionen: enthält Herunterladen und Löschen.

Importierbare Kundenfelder

Die verfügbaren Shopfelder kommen aus der Kunden-Schnittstelle. Nicht jede Datei muss jedes Feld enthalten; importiert werden nur die Felder, die in der Importeinstellung zugeordnet sind.

  • Kundennummer (id): vorhandene Nummer aktualisiert den Kunden, fehlende oder neue Nummer kann einen neuen Kunden anlegen.
  • Kundengruppe (groupid): Name oder ID der Kundengruppe.
  • E-Mail (email): Pflichtfeld bei Neuanlage.
  • Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Adresszusatz: Stammdaten und Rechnungsadressdaten.
  • Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort: Adressdaten.
  • Land, Land ISO2, Land ISO3: Land über Name oder ISO-Code.
  • Tel-Vorwahl, Tel, Fax-Vorwahl, Fax, Mobil-Vorwahl, Mobil: Kontaktnummern.
  • Webseite: Kunden-Webseite.
  • Geburtstag YYYY-MM-DD: Geburtsdatum im Datumsformat.
  • Info: interne Kundeninformation.
  • Rabatt: kundenindividueller Rabattwert.
  • UstIdNr und UstIdNr Gueltigkeit: Umsatzsteuer-ID und Prüfstatus.
  • Kundenkonto und aktives Kundenkonto: Kontoart und Aktivstatus.
  • Alterspruefung erfolgreich: Status der Altersprüfung.
  • Marketing/Werbung Einwilligung liegt vor: Einwilligungsstatus als Ja/Nein-Wert.
  • Marketing/Werbung Zustimmungszeitpunkt YYYY-MM-DD: Zeitpunkt der Zustimmung.

Import prüfen, starten und kontrollieren

Die Aktion Import prüfen führt einen Testlauf aus. Das Ergebnis zeigt Zeilen, mögliche Neuanlagen, mögliche Aktualisierungen, übersprungene Datensätze und Fehler. Bei Fehlern wird eine Tabelle mit Zeile und Fehlermeldung angezeigt.

  1. Fehlerdetails im Testlauf lesen.
  2. Datei oder Importeinstellung korrigieren.
  3. Testlauf wiederholen.
  4. Erst nach fehlerfreiem Test den Import starten.
  5. Nach dem Import Protokolle und Kundenstammdaten prüfen.
Automatische Kundenimporte sollten erst aktiviert werden, wenn dieselbe Importaufgabe manuell geprüft wurde und die Protokolle keine fachlichen Fehler zeigen.

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