Bestellungen
Bestelluebersicht verwalten
Die Seite Bestellungen beschreibt die Detailansicht einer einzelnen Bestellung. Hier prüfst du Kopfstatus, Kunden- und Adressdaten, Positionen, Versand, Zahlung, Gutscheine, Dokumente, Notizen und bestellbezogene Aktionen.
Inhaltsverzeichnis
Aufgabe der Detailansicht
Die Detailansicht öffnet eine konkrete Bestellung aus der Bestellliste. Beim ersten Aufruf markiert das Backend ungelesene Bestellungen als gelesen. Für Außendienst-Benutzer wird die Bestellung nur angezeigt, wenn die Bestellung dem angemeldeten Bearbeiter zugeordnet ist.
- Kopfdaten prüfen: Bestelltyp, Bestellnummer, Status, Shop/Kanal, Steuerstatus und Bereitschaft werden oben zusammengeführt.
- Auftragsdaten bearbeiten: Adressen, Notizen, Positionen, Versandart, Zahlungsart, Gutscheine und USt-ID lassen sich je nach Status und Rechten direkt aus der Seite heraus bearbeiten.
- Prozessaktionen starten: Drucken, E-Mail-Versand, Weiterleiten, Labels, Warenbewegung, Löschen, Kopieren und neue Bestellung für denselben Kunden laufen über Aktionsmenüs.
- Statusbedingungen beachten: viele Bearbeitungslinks erscheinen nur bei offenen, teilversendeten oder ausdrücklich wieder editierbaren Bestellungen.
Kopfbereich und Status
Der Kopfbereich zeigt Herkunft und Zustand der Bestellung. Je nach Bestelltyp werden Icons oder Zusatzinformationen für Shop, Marktplatz, Dropshipper, Verkaufsstelle oder externen Kanal angezeigt.
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Bestellnummer oder Angebotsnummer | kennzeichnet den Vorgang. Angebote werden als solche dargestellt. |
| Bestelltyp und Kanal | zeigt, ob die Bestellung aus Shop, Backend, Ladenverkauf, Marktplatz, Dropshipper oder einem angebundenen Kanal stammt. |
| USt-ID / Steuerstatus | zeigt die USt-ID oder keine. Bei passenden Rechten kann die Bestellung auf Netto, ausländische USt-ID oder Reverse-Charge umgestellt werden. |
| Nicht bereit / schwebend | wird angezeigt, wenn die Bestellung noch nicht vollständig bereit ist. Dann können einzelne Versand- oder Druckaktionen gesperrt sein. |
| Versandmaske direkt | bei passenden Benutzereinstellungen, Status, Warenwirtschaft und versandfähiger Bestellung kann statt der normalen Detailansicht direkt die Versandmaske erscheinen. |
Die Detailansicht hat keine eigene Datenfilter-Leiste. Suche, gespeicherte Filter und Tabellenspalten der Bestellliste werden auf der vorherigen Übersichtsseite dokumentiert.
Aktionsmenüs
Oben rechts stehen Aktionsmenüs für die aktuelle Bestellung und für neue Vorgänge bereit. Einzelne Punkte sind modul-, status- oder rechteabhängig.
- Bestellung löschen: entfernt die Bestellung nach Bestätigung; nur mit Löschrecht und nicht in eingeschränkten Versionen aktiv.
- Bestellung drucken: öffnet den Auftragsdruck, wenn die Bestellung bereit ist.
- Bestellung per E-Mail versenden: versendet die Bestellbestätigung, wenn die Bestellung bereit ist.
- Bestellung per E-Mail weiterleiten: öffnet ein Formular mit dem Pflichtfeld E-Mail Adresse des Empfängers.
- Labels für Bestellposition(en) erzeugen: erzeugt Positionslabels, wenn die Bestellung bereit ist und das Warenwirtschaftsmodul aktiv ist.
- Warenbewegung erzeugen: öffnet die Warenbewegungsmaske, wenn das Recht für Warenbuchungen, Warenwirtschaft und ein bereiter Auftrag vorhanden sind.
- Neue Bestellung für diesen Kunden: legt aus dem bestehenden Kundenkontext eine neue Bestellung an, wenn der Kunde existiert und das Recht vorhanden ist.
- Bestellung kopieren: startet die Kopie über die Neuanlage; bei Ankauf-/Purchase-Bestellungen ist die Aktion deaktiviert.
Notizen und Kundendaten
Die Detailansicht zeigt drei Notizkarten: Kundenbemerkung oder Angebotshinweis, Kunden-Memo und interne Notiz. Jede Karte besitzt einen Bearbeiten-Link.
- Kundenbemerkung / Hinweise für den Kunden: Text, der bei normalen Bestellungen als Kundenbemerkung und bei Angeboten als Kundenhinweis geführt wird.
- Kunden-Memo: Information aus dem Kundendatensatz. Das Feld hilft bei wiederkehrenden Hinweisen zum Kunden.
- Interne Notiz: interne Bestellnotiz. Beim Bearbeiten wird Datum und Benutzername vorbereitet, damit Verlaufseinträge nachvollziehbar bleiben.
- Bearbeiten-Formular: enthält das Textfeld value als mehrzeiliges Feld und speichert den jeweiligen Notiztyp.
Adressen bearbeiten
Versandadresse, Rechnungsadresse und Kundendaten werden als Karten angezeigt. Bearbeiten-Links erscheinen bei offenen, teilversendeten oder wieder editierbaren Bestellungen. Versandadressen können zusätzlich Transportdienst-Labels aus angebundenen Modulen starten.
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Adressauswahl | ermöglicht die Übernahme vorhandener Kundenadressen. |
| Anrede | wählt eine hinterlegte Anrede oder keine Auswahl. |
| Firma | Firma der Versand- oder Rechnungsadresse. |
| Vorname / Nachname | Name der Kontaktperson. |
| Straße / Hausnummer / Adresszusatz | Adresszeilen für Versand oder Rechnung. |
| PLZ / Ort / Land | Adressziel; das Land beeinflusst Steuer- und Liefergrenzenlogik. |
| Telefon | erscheint bei Versandadressen und kann aus dem Kunden vorbelegt werden. |
| wird aus der Adresse oder dem Kunden vorbelegt und für Versand- oder Dokumentkommunikation genutzt. | |
| Als neue Adresse speichern? | speichert die geänderte Adresse zusätzlich als Kundenadresse. |
| Bezeichnung | Name der neu gespeicherten Kundenadresse. |
Adressänderungen können Steuerberechnung, Lieferschwellen-/OSS-Hinweise, Versanddienstleister und Dokumente beeinflussen. Nach einer Änderung Summen und Dokumente prüfen.
Bestellpositionen
Die Positionstabelle zeigt Artikelpositionen der Bestellung. Je nach Benutzeransicht gibt es eine normale oder reduzierte Positionsansicht. Bei Warenwirtschaft und Versandprüfung können Checkboxen, Mengenfelder, Scanner-Eingabe und Bestandsprüfungen erscheinen.
| Spalte / Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Auswahl | wählt Positionen für Versand, Retoure, Storno, Warenbewegung oder andere Positionsaktionen. Gesperrte Positionen sind bereits versendet, storniert, voll retourniert oder nicht versandfähig. |
| Position | laufende Positionsnummer innerhalb der Bestellung. |
| Artikelnummer | verlinkt bei echten Artikeln zum Produkt. |
| Bestellnummer | Bestell-/Lieferanten- oder Variantenbezug der Position. |
| Name / Firma | Artikelname und Hersteller/Firma; Gratis-Produkte werden markiert. |
| Menge und Versandmenge | zeigt bestellte und bereits versendete Mengen. Bei Teilversand kann eine Versandmenge ausgewählt werden. |
| Einzelpreis / Gesamtpreis | zeigt Preis, Nettoanteil, Steuer und bei passenden Rechten direkte Preisbearbeitung. |
| Zusatzfelder | zeigt Bestellmerkmale, Auswahlwerte, Größen, Farben oder Zusatzangaben der Position. |
| Statusfarbe | versendete Positionen werden grün, stornierte Positionen grau dargestellt. |
Position bearbeiten
Der Bearbeiten-Link einer Position öffnet das Formular Bestellposition bearbeiten, wenn die Position offen oder editierbar ist.
- Bezeichnung: Name der Bestellposition.
- Stückzahl: Menge der Position. Änderungen können Bestand, Zulauf oder Summen beeinflussen.
- Preis: Einzelpreis der Position; nur mit Preisrecht oder in zugelassenen Sonderfällen editierbar.
- Steuersatz: wählt den Steuerwert. Bei Differenzbesteuerung ist das Feld gesperrt.
- Zusatzfelder: positionsbezogene Zusatzwerte mit Preis, Einzelpreis, Steuer und Berechnungsart. Felder werden je nach Typ aktiviert oder deaktiviert.
- Preis bearbeiten: separates Dialogfeld mit Alter Preis und Neuer Preis für schnelle Preisänderungen.
- Position löschen: entfernt die Position und berechnet die Bestellung neu.
Versand, Zahlung und Gutscheine
Unter den Positionen stehen Versandart, Zahlungsart, Gutschein/Rabatt und Summen. Bearbeitungslinks erscheinen nur, wenn der Bestellstatus Änderungen erlaubt.
- Versand ändern: Formular mit Versand wählen und Versand Kosten. Je nach Bestellung wird nach Versandname oder Versand-ID gespeichert.
- Zahlung ändern: Formular mit Zahlung wählen und Zahlung Kosten. Es werden aktive Zahlungsarten angeboten.
- Status ändern: Formular mit Bestell-Status wählen. Bei aktiver Warenwirtschaft können Versand-, Teilversand-, Storno- oder Retourstatus gesperrt sein.
- USt-ID bearbeiten: Formular mit dem Pflichtfeld Ust-Id-Nummer.
- Gutschein/Rabatt: feste Detailtabelle mit Gutschein-Nummer, Gutschein-Typ, Gutscheinwert, Gültigkeit und Optionen.
Gutscheinformular
- Gutschein Nummer (Gutschein Code): Code des Gutscheins; die Aktion Prüfen validiert den Code erneut.
- Gutschein-Typ: unterscheidet Rabattgutschein und Wertgutschein.
- Wert: Betrag oder Prozentwert des Gutscheins.
- Betragstyp: legt fest, ob der Wert als Prozent oder in der Bestellwährung gilt.
- Bearbeiten / Löschen: erscheinen bei offenen oder wieder editierbaren Bestellungen.
Dokumente und Versandprozesse
Je nach Modulen und Status können Rechnung, Lieferschein, Versandlabel, Bestellbestätigung und Warenbewegung aus der Detailansicht gestartet werden.
- Bestellung drucken: erzeugt den Auftragsdruck.
- Bestellung per E-Mail versenden: sendet die Bestellbestätigung.
- Bestellung per E-Mail weiterleiten: verlangt die E-Mail-Adresse des Empfängers.
- Lieferschein erstellen: wählt Lieferdatum, Positionen, Mengen, Versanddatum und Transportdienst. Bestehende Lieferscheine können ersetzt werden.
- Lieferschein senden: Formular mit Pflichtfeld E-Mail Adresse.
- Rechnung senden: Formular mit Pflichtfeld E-Mail Adresse.
- Warenbewegung erzeugen: wählt Positionen, Menge, Quelllager und Ziel-/Bestandslager. Die Option Warenbewegung(en) sofort verbuchen? entscheidet, ob die Bewegung direkt gebucht wird.
Dokumente und Versandprozesse hängen stark von Status, Warenwirtschaft, FiBu, Versanddienstleistern und Rechten ab. Wenn eine Aktion fehlt oder deaktiviert ist, zuerst diese Bedingungen prüfen.
Typischer Arbeitsablauf
- Bestellung aus der Liste öffnen und Kopfbereich auf Status, Bestelltyp und Bereitschaft prüfen.
- Kundenbemerkungen, interne Notizen, Versandadresse und Rechnungsadresse kontrollieren.
- Positionen, Mengen, Preise, Steuer und Zusatzfelder prüfen oder bearbeiten.
- Versandart, Zahlungsart, Gutscheine und Summen kontrollieren.
- Benötigte Dokumente, Statuswechsel, Labels, Warenbewegungen oder E-Mail-Aktionen ausführen.