Bestellungen

Die Seite Bestellungen ist die zentrale Arbeitsliste für Bestellungen im Backend. Hier suchst und filterst du Bestellungen, blendest Spalten passend ein, öffnest Details, startest Status- und Druckaktionen und legst neue Admin- oder Ladenverkaufsbestellungen an.

Aufgabe der Bestellliste

Die Liste zeigt operative Bestellungen mit Status, Kundendaten, Betrag, Dokumentbezug und Zeilenaktionen. Diese Seite ist keine reine Übersichtsseite: Die Seite hat eine eigene Datenfilter-Leiste, eine konfigurierbare Tabelle, Neu-Aktionen, Sammelaktionen und eine Detailvorschau.

• Bestellungen finden: über Suche, gespeicherte Filter und einzelne Filterfelder.
• Bestellungen bewerten: über Status, Typ, Kundendaten, Bemerkungen, Summe und optionale Dokumentspalten.
• Bestellungen bearbeiten: über Detailansicht, Statuswechsel, Druckfunktionen, Löschen und modulabhängige Aktionen.
• Neue Vorgänge starten: Admin-Bestellungen und Ladenverkäufe werden über das Neu-Menü angelegt.

Suche und Filter

Oberhalb der Tabelle steht der Datenfilter für Bestellungen. Die Suche nutzt den Suchbegriff für mehrere Bestell-, Kunden- und Adressfelder. Dazu gehören unter anderem Bestellnummer, Bestell-ID, Kundennummer, Kunden-E-Mail, Rechnungs- und Versandname, Ort, PLZ, Firma, interne Bemerkung sowie externe Marktplatzkennungen wie eBay- oder Amazon-Bestellbezug.

• Suchfeld: sucht nach freien Begriffen. Mehrere Begriffe werden getrennt ausgewertet und gegen Kunden-, Adress- und Bestellfelder geprüft.
• Filterauswahl: die gespeicherten Datenfilter lassen sich in der Übersicht auswählen. In der Detailansicht wird diese Auswahl ausgeblendet.
• Aktive Filter: aktive Felder werden im Filterformular hervorgehoben. Bei einer Suche ohne Treffer kann das Backend anbieten, aktive Filter für die Suche zurückzusetzen.
• Aktualisieren: wenn der angemeldete Benutzer Filter nicht automatisch absendet, erscheint ein Button Aktualisieren.
• Ergebnisgrenze: der Filter ist auf maximal 10.000 Treffer begrenzt, damit die Tabelle bedienbar bleibt.

Filterfelder

Tabelle und Spalten

Die Tabelle ist mit dem Datenfilter verbunden und kann nach Spalten sortieren, wenn die jeweilige Spalte sortierbar ist. Abgeschlossene oder deaktivierte Bestellungen werden optisch abgeschwächt; Versandarten können die Zeile farblich markieren.

Optionale Spalten

Viele Detailspalten sind vorhanden, aber standardmäßig ausgeblendet. Diese Spalten werden bei Bedarf über die Tabelleneinstellungen eingeblendet.

• Kunden-Name und Kunden-E-Mail: separate Kundenangaben für Auswertung oder Export.
• Rechnungsadresse und Versandadresse: vollständige Adressblöcke für Prüfung und Versandabgleich.
• Zahlungsart und Versandart: gespeicherte Zahlungs- oder Versandart inklusive Kosten.
• Sachbearbeiter: Benutzername, Abteilung und Kontaktdaten des zugeordneten Bearbeiters.
• Kundenbemerkung, Kunden-Memo und Notiz: sichtbare Kundenhinweise, interne Kundeninfo und interne Bestellnotiz.
• Uhrzeit: Stunde und Minute der Bestellung.
• Lieferscheine: vorhandene Lieferscheine und Link zum Erstellen eines neuen Lieferscheins.
• Rechnungen: vorhandene Rechnungen, PDF- und E-Mail-Funktionen; bei fehlendem FiBu-Modul wird ein Modulhinweis angezeigt.

Optionsspalte und Sammelaktionen

Die Optionsspalte enthält pro Zeile eine Lupe und ein Aktionsmenü. Die Lupe öffnet die Bestellung oder zeigt per Hover eine kompakte Positionstabelle mit Menge, Artikelnummer, Bild, Name/Firma und Preis.

• Bestellung ansehen: öffnet die Bestelldetailansicht der gewählten Bestellung.
• Bestellung löschen: löscht Bestellungen nach Bestätigung. Die Aktion erscheint nur mit Löschrecht und ist in eingeschränkten Versionen deaktiviert.
• Status ändern: öffnet ein Formular mit dem Feld Bestell-Status wählen. Bei aktivem Warenwirtschaftsmodul können bestimmte Versand-, Teilversand-, Storno- oder Retourstatus gesperrt sein, damit der Prozesszustand nicht falsch gesetzt wird.
• Im neuen Fenster öffnen: öffnet eine oder mehrere Bestellungen in eigenen Fenstern.
• Sepa-XML: steht nur beim aktiven Ankauf-/Purchase-Modul zur Verfügung. Die Aktion erzeugt für geeignete Ankauf-Zahlungsarten eine SEPA-Datei und kann den konfigurierten Ankaufstatus setzen.
• Druckaktionen: Auftrag, Rechnung, Auftrag mit Rechnung, Auftrag mit Lieferschein, Lieferschein und Bestellnummer-Barcode. Rechnungsdruck ist vom FiBu-Modul abhängig; Lieferschein- und Barcode-Aktionen vom Warenwirtschaftsmodul.

Dieselben Aktionen stehen für markierte Zeilen als Sammelaktionen zur Verfügung. Die Checkbox-Spalte bestimmt, welche Bestellungen verarbeitet werden.

Neue Bestellungen anlegen

Das Neu-Menü oberhalb der Tabelle zeigt die verfügbaren Anlagearten. Welche Punkte sichtbar oder aktiv sind, hängt von erlaubten Bestelltypen und Modulen ab.

• Neue Admin-Bestellung: startet die Anlage einer Backend-Bestellung, wenn der Bestelltyp erlaubt ist.
• Neuer Ladenverkauf mit Shopkunde: startet einen Ladenverkauf mit Kundenauswahl, wenn das Ladenverkaufsmodul aktiv und der Bestelltyp erlaubt ist.
• Neuer Ladenverkauf: erstellt einen Kassen-/Ladenverkauf mit Verkaufsstelle und Kassenkunde.

Formularfelder bei Admin-Bestellung und Ladenverkauf mit Shopkunde

• Multishop auswählen: erscheint, wenn mehrere Shops vorhanden sind und die Backend-Auswahl aktiviert ist. Außendienst-Benutzer bekommen automatisch den erlaubten Shop.
• Kunden auswählen: erscheint als Auswahlliste, wenn weniger als 1.000 Kunden vorhanden sind. Das Feld cust_id bestimmt den Kunden für die neue Bestellung.
• Suchbegriff: sucht Kunden nach Kundennummer, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Firma, Telefon, Fax, E-Mail, Webseite, Kundeninfo oder Geburtstag.
• Kundenauswahl aus Suchergebnis: die Ergebnisliste zeigt KdNr, Nachname, Vorname, Firma, Straße, Ort, Telefon, Kundengruppe und eine Option Wählen.
• Neuen Kunden anlegen: öffnet das Kundenformular und übergibt Bestelltyp, Ladenverkaufskennzeichen und gewählten Shop an die neue Bestellung.

Nach der Kundenauswahl übernimmt das Backend Kunden-, Liefer- und Rechnungsadresse, USt-ID, Währung, Kundengruppe, Preislogik, Multishop und Standardstatus in die neue Bestellung. Bei abweichender Kundengruppe für den gewählten Shop kann ein neuer Kundendatensatz für den passenden Shop erzeugt werden.

Formularfelder beim Ladenverkauf ohne Shopkunde

• Verkaufsstelle auswählen: erscheint, wenn der Benutzer keiner festen Verkaufsstelle zugeordnet ist. Das Feld cashstore_id legt fest, für welche Verkaufsstelle der Ladenverkauf erstellt wird.
• Automatische Kundenzuordnung: die Verkaufsstelle liefert den Kassenkunden; Adresse, Kundengruppe und Währung werden daraus übernommen.
• Standardwerte: Versandart Abholung, Versandkosten 0,00, Zahlungsart Barzahlung, Statusmails aus und Bestelltyp Ladenverkauf werden automatisch gesetzt.

Nach dem Erstellen leitet das Backend direkt in die Detailansicht der neuen Bestellung weiter. Positionen, Zahlung, Dokumente und weitere Bearbeitung erfolgen dort.

Weitere Unterseiten

• Bestellungen: beschreibt die Detailansicht einer einzelnen Bestellung mit Positionen, Adressen, Zahlung, Versand und Statusaktionen.
• Versandliste: bündelt Versandlisten und versandbezogene Arbeitsabläufe.
• Abonnements: behandelt wiederkehrende oder abonnementbezogene Bestellungen.
• Import: beschreibt den Bestellimport.
• Export: beschreibt den Bestellexport.