Ware bestellen und Wareneingang buchen

Diese Anleitung zeigt den praktischen Ablauf von der Lieferantenbestellung bis zum gebuchten Wareneingang. Der Ablauf verbindet Lieferanten, Lieferantenbestellungen, Zulauf, Warenbuchungen, Lager und Produktbestand.

Ziel

Am Ende des Ablaufs ist klar dokumentiert, was bestellt wurde, welche Ware angekommen ist und welcher Bestand im Shop verfuegbar ist. Die Lieferantenbestellung dient dabei als organisatorischer Einkaufsbeleg, der Wareneingang als Bestandsbuchung.

Wann diese Anleitung passt

• Nachbestellung: Du bestellst Ware bei einem Lieferanten und willst den Eingang spaeter sauber verbuchen.
• Teillieferung: Eine Bestellung kommt nicht komplett an und der Rest bleibt offen.
• Lagerverwaltung: Die Ware soll in ein bestimmtes Lager oder einen bestimmten Lagerplatz gebucht werden.
• Bestandspruefung: Du willst nachvollziehen, warum Bestand, Zulauf oder Lieferbarkeit sich geaendert haben.

Du brauchst

• einen gepflegten Lieferanten, der fuer die Bestellung verwendet wird
• Produkte oder Varianten, die bestellt und spaeter in den Bestand gebucht werden
• bei aktiver Lagerverwaltung ein passendes Ziellager
• die Berechtigung fuer Lieferantenbestellungen und Warenbuchungen

Entscheidungshilfe

• Erst planen, dann buchen: Verwende die Lieferantenbestellung, wenn Ware bestellt, bezahlt, gedruckt oder per E-Mail an den Lieferanten gesendet werden soll.
• Direkt Bestand erhoehen: Verwende eine Warenbuchung vom Typ Wareneingang, wenn Ware bereits vorliegt und nur noch in den Bestand muss.
• Ware zwischen Lagern verschieben: Verwende eine Warenbuchung vom Typ Warenbewegung, nicht den Wareneingang.
• Alter Zulauf: Die Zulaufliste ist nur noch fuer Sonderfaelle gedacht. Neue Wareneingaenge sollten ueber Lieferantenbestellungen oder Warenbuchungen laufen.

Ablauf Ware bestellen

1. Oeffne den Bereich Wareneingang und dann Lieferanten oder Lieferantenbestellungen.
2. Pruefe den Lieferanten und das Ziellager, falls mit Lagerverwaltung gearbeitet wird.
3. Lege eine neue Lieferantenbestellung an oder fuege Artikel zu einer bestehenden Bestellung hinzu.
4. Pruefe Mengen, Einkaufspreise, Verpackungseinheiten und Lieferantenzuordnung.
5. Drucke die Bestellung, erstelle ein PDF oder sende sie per E-Mail, wenn der Lieferant darueber informiert werden soll.
6. Nutze den Status der Bestellung, um zu erkennen, ob nichts, teilweise oder vollstaendig erhalten wurde.

Ablauf Wareneingang buchen

1. Oeffne die passende Lieferantenbestellung.
2. Waehle die Aktion Wareneingang erstellen.
3. Entscheide, ob ein neuer Wareneingang erstellt oder ein vorhandener offener Wareneingang fuer dasselbe Ziellager genutzt wird.
4. Waehle, ob der Wareneingang mit Stueckzahlen oder ohne Stueckzahlen vorbereitet werden soll.
5. Oeffne die erzeugte Warenbuchung und pruefe die Positionen.
6. Erfasse erhaltene Mengen. Bei Lagerverwaltung ordnest Du die Ware dem passenden Lagerplatz zu.
7. Buche den Wareneingang erst, wenn Mengen, Lager und Positionen stimmen.

Auswirkungen auf Bestand und Zulauf

Beim Buchen des Wareneingangs aktualisiert der Shop die betroffenen Warenpositionen. Dadurch werden erhaltene Mengen an der Lieferantenbestellung fortgeschrieben, offener Zulauf reduziert und der Bestand im Ziellager erhoeht. Danach wird auch die Lieferbarkeit der betroffenen Produkte neu bewertet.

• Vollstaendig erhalten: Die Position ist abgeschlossen und die Bestellung kann als erledigt erscheinen.
• Teilweise erhalten: Nur die gebuchte Menge erhoeht den Bestand, die Restmenge bleibt offen.
• Nicht erhalten: Es wird kein Bestand gebucht, die Position bleibt pruefbeduerftig.
• Falsches Lager: Der Bestand landet im falschen Lager und muss spaeter korrigiert oder umgebucht werden.

Pruefen

1. Pruefe in der Lieferantenbestellung, ob die erhaltenen Mengen zur Lieferung passen.
2. Pruefe in den Warenbuchungen, ob der Wareneingang gebucht ist.
3. Pruefe beim Produkt im Bereich Bestand und Preis, ob der Bestand und die Lieferbarkeit plausibel sind.
4. Pruefe bei aktiver Lagerverwaltung im Bereich Lager, ob die Menge im richtigen Lager liegt.
5. Pruefe bei Abweichungen die Warenbuchung, bevor eine Korrekturbuchung erstellt wird.

Typische Stolperfallen

• Bestellung statt Buchung: Eine Lieferantenbestellung allein erhoeht den verfuegbaren Bestand nicht dauerhaft.
• Wareneingang zu frueh gebucht: Nach dem Buchen ist die Bestandswirkung bereits erfolgt. Korrekturen sollten nachvollziehbar ueber neue Buchungen laufen.
• Falsches Ziellager: Besonders bei mehreren Lagern vor dem Buchen genau pruefen.
• Teillieferung uebersehen: Nur tatsaechlich erhaltene Mengen buchen, Restmengen offen lassen.
• Alter Zulauf verwechselt: Die veraltete Zulaufliste ersetzt nicht den normalen Wareneingangsprozess.

Verwandte Bereiche

• Wareneingang: Einstieg fuer Lieferanten, Lieferantenbestellungen, Zulauf, Warenbuchungen und Inventur.
• Lieferanten: Stammdaten und Startpunkt fuer neue Lieferantenbestellungen.
• Warenbuchungen: Buchungen anlegen, Positionen erfassen und Bestand buchen.
• Bestand und Preis: Produktbestand, Lieferbarkeit und Preislogik am Produkt pruefen.
• Lager: Lagerorte und Lagerprioritaeten verwalten.