Inventur durchfuehren

Diese Anleitung zeigt Inventur als praktischen Ablauf: vorbereiten, Sollbestand importieren, Istbestand zaehlen, Differenzen pruefen und den Bestand erst nach Kontrolle buchen.

Ziel

Eine Inventur gleicht den im Shop gefuehrten Lagerbestand mit dem tatsaechlich gezaehlten Bestand ab. Nach dem Abschluss ersetzt der gebuchte Istbestand den bisherigen Bestand der betroffenen Produkte oder Lagerplaetze.

Wann diese Anleitung passt

• Jahresinventur: Der komplette Bestand oder ein grosses Lager wird gezaehlt.
• Teilinventur: Nur ein Lager, eine Produktgruppe oder ein gefilterter Bestand wird geprueft.
• Bestandskorrektur: Abweichungen zwischen Shopbestand und realem Lager sollen nachvollziehbar bereinigt werden.
• Lagerkontrolle: Lagerplaetze, Regal, Fach oder Boden sollen bei aktiver Lagerverwaltung mitgeprueft werden.

Du brauchst

• die Berechtigung fuer Inventur und Warenbuchungen
• ein klares Inventurziel, zum Beispiel Lager, Sortiment oder Zeitraum
• bei Lagerverwaltung das richtige Depot und die passenden Lagerplaetze
• eine Entscheidung, ob der aktuelle Sollbestand als Startwert importiert werden soll
• genug Zeit fuer Kontrolle, bevor die Inventur gebucht wird

Vorbereitung

1. Lege fest, welcher Bestand gezaehlt werden soll.
2. Pruefe offene Wareneingaenge, Warenbewegungen und Lieferantenbestellungen, damit keine noch nicht gebuchte Ware falsch gezaehlt wird.
3. Waehle bei aktiver Lagerverwaltung das passende Lager oder arbeite bewusst lageruebergreifend.
4. Lege eine neue Inventur an und benenne sie eindeutig, zum Beispiel mit Lager und Datum.
5. Importiere bei Bedarf den aktuellen Lagerbestand als Sollmenge.

Beim Import kann der vorhandene Lagerbestand in die Inventur uebernommen werden. Je nach Arbeitsweise kann die Istmenge direkt mit dem Sollwert vorbelegt werden. Das spart Zeit, wenn nur Abweichungen korrigiert werden sollen.

Zaehlung erfassen

In den Inventurpositionen stehen Sollmenge und Istmenge nebeneinander. Die Sollmenge kommt aus dem aktuellen Shopbestand, die Istmenge ist der gezaehlte reale Bestand.

• Sollmenge: Bestand, den der Shop vor der Inventur kennt.
• Istmenge: Bestand, der im Lager tatsaechlich gezaehlt wurde.
• Differenz: Abweichung zwischen Ist und Soll.
• Lagerplatz: Bei aktiver Lagerverwaltung koennen Mengen pro Lagerplatz erfasst werden.

Arbeite bei groesseren Inventuren abschnittsweise. Erst einen Bereich zaehlen, dann kontrollieren, dann den naechsten Bereich bearbeiten. Das reduziert Zahlendreher und doppelte Erfassung.

Differenzen pruefen

Vor dem Buchen sollten alle auffaelligen Differenzen kontrolliert werden. Besonders hohe Plus- oder Minuswerte weisen oft auf offene Warenbewegungen, falsche Lagerauswahl, doppelte Zaehlung oder noch nicht gebuchte Wareneingaenge hin.

1. Filtere oder sortiere nach Differenzen.
2. Pruefe auffaellige Artikel im Produktbereich Bestand und Preis.
3. Pruefe offene Warenbuchungen, wenn Ware gerade bewegt oder eingebucht wurde.
4. Pruefe bei mehreren Lagern, ob die Menge im richtigen Lager gezaehlt wurde.
5. Korrigiere Istmengen, bevor die Inventur abgeschlossen wird.

Inventur abschliessen

Beim Abschluss werden die Inventurwerte in den Bestand geschrieben. Der Shop setzt den Bestand der betroffenen Positionen auf die erfasste Istmenge. Bei aktiver Lagerverwaltung wird der Lagerplatzbestand entsprechend angepasst.

1. Pruefe, ob alle relevanten Positionen in der Inventur enthalten sind.
2. Pruefe, ob das richtige Lager ausgewaehlt ist.
3. Pruefe die Summen fuer Soll und Ist.
4. Bestaetige die Bestandsbuchung erst nach der Kontrolle.
5. Pruefe danach stichprobenartig Produktbestand und Lieferbarkeit.

Auswirkungen

• Bestand: Der alte Bestand wird durch die gebuchte Istmenge ersetzt.
• Lagerplaetze: Bei aktiver Lagerverwaltung werden Depot- und Lagerplatzmengen angepasst.
• Historie: Die Bestandsaenderung wird als Inventurereignis nachvollziehbar.
• Lieferbarkeit: Betroffene Produkte werden nach der Bestandsaenderung neu bewertet.

Typische Stolperfallen

• Falsches Lager: Eine Inventur fuer das falsche Depot korrigiert den falschen Bestand.
• Offene Wareneingaenge: Ware liegt physisch im Lager, ist im Shop aber noch nicht gebucht.
• Offene Warenbewegungen: Ware ist unterwegs zwischen Lagern und wird doppelt oder gar nicht gezaehlt.
• Sollwert als Istwert uebernommen: Das ist bequem, kann aber echte Abweichungen verdecken.
• Zu grosse Inventur auf einmal: Bei vielen Artikeln sind Teilinventuren oft sicherer.

Verwandte Bereiche

• Inventur: Detailseite fuer Inventurliste, Positionen, Sollimport und Abschluss.
• Warenbuchungen: Geeignet fuer einzelne Korrekturen, Wareneingaenge und Warenbewegungen.
• Bestand und Preis: Produktbestand, Lieferbarkeit und Variantenbestand pruefen.
• Lager: Lager und Lagerplaetze verwalten.
• Wareneingang: Eingehende Ware zuerst korrekt buchen, bevor sie in einer Inventur bewertet wird.