Zahlungsabgleich

Der Zahlungsabgleich verbindet Zahlungseingaenge mit Bestellungen und Rechnungen. Je nach Arbeitsweise erfolgt der Abgleich manuell ueber eine Suche oder per CSV-Import mit vorher definierten Vorlagen.

Voraussetzungen und Reiter

• FiBu-App: Der Bereich wird nur ausgefuehrt, wenn die FiBu-App aktiv ist.
• Backend-Recht: Fuer die Nutzung ist das Recht fuer Rechnungs-Zahlungsabgleich erforderlich.
• Manueller Abgleich: sucht Bestellungen und fuehrt eine ausgewaehlte Abgleich-Einstellung direkt aus.
• Dateiimport: liest Buchungsdateien ein, prueft Zuordnungen und gleicht bestaetigte Buchungen ab.
• Dateivorlagen: definiert, welche CSV-Spalten fuer Name, Datum, Betrag und Verwendungszwecke verwendet werden.
• Einstellungen: legt fest, welche Bestellstatus gesucht werden und welche Aktionen beim Zahlungseingang passieren.
• Rechnungsdruck: liest Buchungsdateien ein, sucht passende Rechnungen und erstellt daraus ein gemeinsames Rechnungs-PDF. Dabei werden keine neuen Rechnungen erzeugt.

Manueller Abgleich

Der manuelle Abgleich ist fuer einzelne Zahlungseingaenge gedacht, zum Beispiel beim Abgleich eines Bankkontos ohne Dateiimport.

Formularfelder

• Abgleich-Setup: waehlt die Einstellung, die beim Abgleich ausgefuehrt wird. Wenn kein Setup angegeben ist, nutzt das Backend das erste vorhandene Setup.
• Bestellung suchen: Suchfeld fuer Bestellnummer, interne Bestell-ID, Kundennummer, Name, Adresse, Firma, Telefon, E-Mail, Webseite oder Kundeninfo. Mehrere Suchbegriffe werden kombiniert.
• Suchen: startet die Suche und zeigt passende, nicht deaktivierte Bestellungen.

Suchergebnis

• BestellNr: verlinkt zur Bestellung.
• Datum: Bestelldatum.
• Kundenname: Vor- und Nachname des Kunden.
• KdNr: Kundennummer.
• # Rechnungen: Anzahl vorhandener Rechnungen zur Bestellung.
• Status: aktueller Bestellstatus.
• Summe: Bestellsumme mit Waehrung.
• Abgleich: fuehrt das ausgewaehlte Setup fuer diese Bestellung aus.

Was der Abgleich ausloest

• Der im Setup festgelegte Bestellstatus wird gesetzt.
• Wenn im Setup aktiviert und noch keine Rechnung existiert, wird eine Rechnung erzeugt, als bezahlt markiert und gespeichert.
• Wenn aktiviert, wird das Rechnungsdatum aus dem Buchungsdatum uebernommen.
• Wenn aktiviert, wird die Rechnung per E-Mail an die Rechnungsadresse oder Kundenadresse gesendet.
• Wenn aktiviert, wird nach dem Abgleich die Rechnung oder die Bestellung geoeffnet.

Einstellungen fuer den Abgleich

Die Einstellungen steuern, welche Bestellungen fuer den Abgleich in Frage kommen und welche Aktionen beim Zahlungseingang ausgefuehrt werden.

Tabellenspalten und Aktionen

• Id: interne Setup-ID.
• Name: Bezeichnung des Setups.
• Optionen: Bearbeiten oeffnet das Setup im Modal; Loeschen entfernt das Setup nach Bestaetigung.
• Setup erstellen: legt ein neues Abgleich-Setup an.

Formularfelder

• Bezeichnung: Pflichtfeld fuer den Namen des Setups.
• Bestellungen mit folgendem Status durchsuchen: Mehrfachauswahl der Bestellstatus, die bei der Suche beruecksichtigt werden.
• Bestellstatus bei Zahlungseingang: Status, der beim Abgleich auf die Bestellung gesetzt wird. Ohne Auswahl bleibt dieser Schritt leer.
• Rechnung erstellen: erstellt beim Abgleich eine Rechnung, wenn noch keine Rechnung vorhanden ist. Bei inaktiver FiBu-App ist die Option deaktiviert.
• Rechnungsdatum ist Buchungsdatum: uebernimmt beim Dateiabgleich das Buchungsdatum als Rechnungsdatum.
• Rechnung an Kunde senden: versendet die erzeugte Rechnung per E-Mail.
• Rechnung oeffnen: oeffnet die erzeugte Rechnung nach dem Abgleich.
• Bestellung oeffnen: oeffnet die zugehoerige Bestellung nach dem Abgleich.

Dateivorlagen

Dateivorlagen beschreiben das Format der Bank- oder Buchungsdatei. Ohne Vorlage sind Dateiimport und Rechnungsdruck nicht startbar.

Tabellenspalten und Aktionen

• Id: interne Vorlagen-ID.
• Name: Bezeichnung der Vorlage.
• Trenner: verwendetes Trennzeichen der Datei.
• Ab Zeile: erste Zeile, die importiert wird. Kopfzeilen koennen dadurch uebersprungen werden.
• Optionen: Bearbeiten oeffnet die Vorlage; Loeschen entfernt sie nach Bestaetigung.
• Dateivorlage erstellen: legt eine neue Importvorlage an.

Formularfelder

• Bezeichnung: Pflichtfeld fuer den Vorlagennamen.
• Import ab Zeile: Auswahl von Zeile 1 bis 100 als Startpunkt des Imports.
• Trennzeichen: Semikolon, Komma oder Tabulator.
• Spaltenzuordnung: ordnet Datei-Spalten den Feldern Name, Datum, Betrag sowie Verwendungszweck 1 bis 5 zu. Nicht benoetigte Felder bleiben auf Nichts gewaehlt.

Dateiimport fuer Zahlungseingaenge

Der Dateiimport verarbeitet Buchungsdateien in drei Schritten: Datei einlesen, eingelesene Daten pruefen und bestaetigte Buchungen abgleichen.

Upload-Formular

• Buchungsdatei: Pflichtfeld fuer die CSV-Datei.
• Importvorlage: bestimmt Spalten, Startzeile und Trennzeichen. Ohne Vorlage wird der Upload deaktiviert.
• Abgleich-Setup: legt fest, welche Aktionen beim spaeteren Abgleich ausgefuehrt werden.
• Hochladen: liest die Datei ein, speichert Buchungszeilen temporaer und versucht automatisch eine Bestellung zuzuordnen.

Prueftabelle

• Zeile: Zeilennummer aus der importierten Datei.
• Datum: Buchungsdatum aus der Vorlage.
• Name: Absender- oder Buchungsname.
• VWZ1 bis VWZ5: Verwendungszweck-Felder, die fuer die automatische und manuelle Zuordnung genutzt werden.
• Betrag: importierter Buchungsbetrag.
• Status-Badge: OK bedeutet, dass eine Bestellung zugeordnet ist; Pruefen bedeutet, dass manuell nachgearbeitet werden muss.
• Bestellung suchen: oeffnet eine Suche mit den Buchungsdaten und erlaubt die manuelle Zuordnung per Verwenden.
• Loeschen: entfernt die einzelne Buchungszeile aus der Importtabelle.

Importaktionen

• Bestätigte abgleichen: verarbeitet bis zu 50 zugeordnete Buchungen pro Durchlauf, fuehrt das jeweilige Setup aus und entfernt verarbeitete Importzeilen.
• Tabelle leeren: loescht alle offenen Importzeilen.
• Verwenden: setzt eine manuell gefundene Bestellung fuer eine Buchungszeile.

Rechnungsdruck aus Buchungsdateien

Der Rechnungsdruck nutzt die gleiche Vorlagenlogik, sucht aber Rechnungen statt Bestellungen. Es werden keine Rechnungen erzeugt; vorhandene Rechnungs-PDFs werden zu einem PDF-Stapel zusammengefuehrt.

Formular und Prueftabelle

• Buchungsdatei: Pflichtfeld fuer die CSV-Datei.
• Importvorlage: legt Spalten und Trennzeichen fest. Ohne Vorlage ist der Upload deaktiviert.
• Zeile, Datum, Name, VWZ1 bis VWZ5, Betrag: entsprechen den importierten Buchungsdaten.
• Status-Badge: OK bedeutet, dass eine Rechnung zugeordnet ist; Pruefen bedeutet, dass die Rechnung gesucht werden muss.
• Rechnung suchen: sucht Bestellungen und vorhandene Rechnungen; bei mehreren Rechnungen kann eine Rechnungsnummer ausgewaehlt werden.
• Rechnungen drucken: erzeugt einen PDF-Stapel aus den zugeordneten Rechnungs-PDFs und entfernt verarbeitete Importzeilen.
• Tabelle leeren: entfernt alle offenen Zeilen fuer den Rechnungsdruck.