Rechnungen

Die Rechnungsuebersicht zeigt Ausgangsrechnungen aus Bestellungen, macht sie such- und filterbar und stellt PDF-, CSV- und Statusaktionen fuer die weitere Finanzbearbeitung bereit.

Voraussetzungen und Grundlogik

• FiBu-App: Die Rechnungsseite wird nur ausgefuehrt, wenn die FiBu-App aktiv ist. Sonst erscheint ein Aktivierungshinweis.
• Backend-Recht: Fuer die Anzeige wird das Rechnungsrecht benoetigt. Bearbeiten oder Loeschen nutzt zusaetzliche Rechte.
• Rechnungsentstehung: Rechnungen werden nicht in dieser Liste neu angelegt. Die Erstellung erfolgt manuell in einer Bestellung oder automatisch durch konfigurierte Aktionen.
• Datenbasis: Die Tabelle arbeitet mit dem Rechnungsfilter. Suche, Filter, Sortierung und Export beziehen sich auf den aktuell gesetzten Filter.

Suche und Filter

Oberhalb der Tabelle befindet sich die Suche mit Filterauswahl. Aktive Filter werden farblich hervorgehoben und koennen ueber die Filtersteuerung wieder geaendert oder zurueckgesetzt werden.

Suchfeld

• Suchbegriff: sucht zuerst in der Rechnungsnummer. Ab drei Zeichen werden auch zugehoerige Bestelldaten wie Bestellnummer, Rechnungsfirma, Name, Vorname und Kundennummer einbezogen.
• Trefferbegrenzung: Die Suche begrenzt grosse Ergebnismengen, damit die Uebersicht nutzbar bleibt.

Filterfelder

• Rechnungsdatum: grenzt ueber ein Von-/Bis-Datum ein. Dieses Datum ist auch fuer einige Exportarten wichtig.
• Zahlungsart: filtert nach dem Zahlungsmodul der Bestellung. Mehrere Zahlungsarten koennen nacheinander ausgewaehlt werden.
• Bestell-Typ: grenzt nach Bestellherkunft ein. Bei Shopbestellungen kann zusaetzlich ein Multishop erscheinen; bei Ladenverkauf kann fuer Admins ein Ladenfilter sichtbar sein.
• Versandland: filtert nach Lieferland der zugehoerigen Bestellung.
• Status: filtert Rechnungen nach offen, bezahlt, 1. Mahnung oder 2. Mahnung.
• Kundengruppe: schraenkt die Liste auf eine Kundengruppe ein.

Rechnungstabelle

Die Tabelle zeigt die gefilterten Rechnungen, unterstuetzt Sortierung und stellt direkte Aktionen fuer Dateien, Zahlungsstatus und Loeschen bereit.

Tabellenspalten

• Id: interne Rechnungs-ID. Die Spalte ist auf kleinen Ansichten ausgeblendet.
• RechnungsNr: Rechnungsnummer. Diese Spalte ist numerisch sortierbar und standardmaessig absteigend sortiert.
• Datum: Rechnungsdatum im Tagesformat. Die Spalte ist sortierbar und auf kleinen Ansichten ausgeblendet.
• KdNr: Kundennummer der Bestellung. Wenn ein Kunde vorhanden ist, oeffnet der Wert den Kundendialog.
• Empfaenger: Rechnungsfirma oder Name der Rechnungsadresse.
• Summe: Rechnungsbetrag, rechtsbuendig formatiert. Die Tabelle fuehrt die Summe als Summenfeld.
• BestellNr: verlinkt zur zugehoerigen Bestellung.
• Status: zeigt offen, bezahlt oder Mahnstufen. Bei offenen oder gemahnten Rechnungen werden Rechnungsdatum und Zahlungsziel angezeigt; ueberfaellige Ziele werden hervorgehoben.
• Optionen: zeigt Datei- und Loeschaktionen, abhaengig von vorhandenen Dateien und Rechten.

Zeilenaktionen

• PDF oeffnen: erscheint nur, wenn eine PDF-Datei zur Rechnung vorhanden ist.
• HTML oeffnen: erscheint nur, wenn eine HTML-Datei zur Rechnung vorhanden ist.
• XML ansehen: erscheint nur bei vorhandener XML-Rechnung und oeffnet sie in einem Dialog.
• Bezahlt/offen markieren: in der Statusspalte kann eine offene Rechnung als bezahlt markiert werden; bezahlte Rechnungen koennen wieder als offen markiert werden.
• Loeschen: erscheint nur mit Bearbeitungsrecht fuer Rechnungen und fuehrt ueber eine Bestaetigung.

Export

Die Tabelle bietet Exportaktionen fuer die aktuell gefilterte und sortierte Rechnungsmenge. Der Export laeuft in Schritten, damit groessere Datenmengen verarbeitet werden koennen.

Exportarten

• PDF-Export: erstellt entweder zusammengefasste Rechnungs-PDFs oder ein Rechnungsjournal.
• CSV-Export: erzeugt eine Datei im apt-Format mit Bestellnummer, Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer, Netto-/Bruttosummen, Zahlungsart, Laendern, USt-ID, Steueranteilen, externer Bestellnummer sowie Versand- und Zahlungskosten.
• DATEV-Export: ist im CSV-Exportdialog als Alternative sichtbar, aber nur nutzbar, wenn im Filter ein Start- und Enddatum gesetzt ist.

Exportformular

• Art des Exports: beim PDF-Export Auswahl zwischen Journal und Rechnungen; beim CSV-Export Auswahl zwischen apt-Format und DATEV.
• Sortierreihenfolge: sortiert nach RechnungsNr, BestellNr oder Summe.
• Sortierrichtung: aufsteigend oder absteigend.
• Export starten: beginnt die Verarbeitung. Bei grossen Ergebnissen zeigt die Seite den Fortschritt in Datensatz-Bloecken und laedt automatisch weiter.
• Dateien herunterladen: nach Abschluss werden die erzeugten Dateien als Download angeboten.
• Dateien wieder loeschen: nach dem Download koennen temporaere Exportdateien geloescht werden; das wird im Backend ausdruecklich empfohlen.

Gebündeltes Löschen

Fuer den Hauptadministrator gibt es eine zusaetzliche Aktion zum gebuendelten Loeschen von Rechnungen. Diese Funktion ist nicht Teil der normalen Zeilenoptionen.

• Datum ab: loescht nur Rechnungen ab diesem Datum, wenn gesetzt.
• Datum bis: loescht nur Rechnungen bis zu diesem Datum, wenn gesetzt.
• Super-Admin-Passwort: Pflicht zur Bestaetigung. Ohne gueltiges Passwort wird die Aktion abgelehnt.
• Keine Datumsgrenzen: wenn beide Datumsfelder leer bleiben, ist die Aktion auf alle Rechnungen ausgelegt.