Versandkosten und Verpackung – die Sache mit der Umsatzsteuer

Online-Händler, die ihre Waren nicht für den Käufer kostenfrei verschicken, müssen die Kosten in der Rechnung aufführen. Unter den Posten „Versandkosten“ fallen alle auf den Versand bezogenen Kosten wie Porto, Verpackungsmaterial und Personalaufwand. Unklar ist häufig, wie es hier mit der Umsatzsteuer aussieht.

Wie wird besteuert?

In Deutschland gibt es grundsätzlich zwei Besteuerungen für die Umsatzsteuer, nämlich 7 % und 19 %. Das betrifft auch die Versandkosten. Der Steuersatz der Versandkosten richtet sich nach den versandten Waren, da dieser Posten als Nebenleistung gilt, der genauso wie die Hauptleistung besteuert wird. Das heißt: Wird eine Ware mit 19 % Umsatzsteuer versandt, fallen auch für die Versandkosten 19 % an, beträgt der steuerliche Aufschlag 7 %, gilt dies auch für die Versandkosten.

Kompliziert wird es, wenn in einem Paket Waren mit unterschiedlichen Besteuerungen vorliegen. Dann muss abhängig vom Warenwert auch für die Versandkosten der Umsatzsteuersatz prozentual angerechnet werden – eine schwierige Rechnung, die in der Praxis nicht leicht umzusetzen ist.

So sieht es in der Praxis aus

Da die Splittung der Umsatzsteuer auf die Versandkosten bei Sammelposten schwer zu berechnen ist, gehen Online-Händler unterschiedliche Wege:

  • Die Versandkosten werden in die Produktpreise einkalkuliert und der Shop bietet einen versandkostenfreien Warenversand an.
  • Für die Versandkosten wird grundsätzlich der höhere Steuersatz angewandt.

Die Versandkostenpauschale

Werden die Versandkosten zu einer Pauschale zusammengefasst (was heute allgemein üblich ist), muss diese ebenfalls nach den obigen Regeln besteuert werden. Die richtige Kalkulation ist dabei eine entscheidende Stellschraube an der Gewinn-Marge des Händlers. Grundsätzlich setzen sich die Versandkosten aus folgenden Posten zusammen:

  • Portokosten durch den Paketdienstleister
  • Kosten für die Verpackung selbst (Karton oder Briefumschlag)
  • Füllmaterial
  • Paketaufkleber
  • Druck- und Materialkosten für die Rechnung
  • Paketklebeband

Neben der rein preislichen Kalkulation ist auch das Preisniveau der Konkurrenz entscheidend. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, eine Versandkostenpauschale für alle Paketgrößen zu wählen oder die Pauschalen zu staffeln: je größer das Paket, umso höher die Versandkostenpauschale.

Tipp: Da die Versandkosten für viele Kunden entscheidend für die Kaufentscheidung ist, kann es sich lohnen, einen Teil der Kosten einzupreisen, also auf den Produktpreis aufzuschlagen. Dies ist vor allem für kleine Shops sinnvoll.