Versandliste

Die Versandliste ist ein Teil der erweiterten Warenwirtschaft, der Ihnen die Abarbeitung von Bestellungen erleichtert, die zum Versand bereit sind. Weisen Sie Bestellungen verschiedenen Listen zu und lassen Sie Bestellungen anhand bestimmter Kriterien anzeigen.

Neue Versandliste anlegen

Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol in der obersten Leiste, um eine neue Versandliste anzulegen. In dem sich öffnenden Fenster vergeben Sie lediglich eine Bezeichnung und speichern sie ab. Sie ist nun über dieselbe Leiste aufrufbar. Wenn Sie Ihre angelegte Versandliste anklicken, werden dort nur jene Bestellungen angezeigt, die Sie ihr manuell zugewiesen haben.

Mithilfe mehrerer Versandlisten behalten Sie bei vielen offenen Bestellungen besser den Überblick. So können Sie beispielsweise für unvollständige Sendungen, für Bestellungen mit der Notwendigkeit einer Adressklärung oder für den Paketversand jeweils eigene Listen erstellen und haben so stets die notwendigen Informationen über den aktuellen Status zur Hand.

Versandliste ausdrucken

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Druckansicht“, um die Versandliste in einem neuen, für den Ausdruck optimierten Fenster zu öffnen.

Einstellungen zur Versandliste

Klappen Sie den Bereich „Einstellungen zur Versandliste“ über das kleine Plus auf. Ihnen werden folgende Einstellmöglichkeiten geboten:

  • Bestellungen mit folgendem Status anzeigen: Markieren Sie alle Bestellstatus, die auf der Versandliste angezeigt werden sollen (z. B. alle bezahlten Bestellungen).
  • Sortier-Reihenfolge: Wählen Sie, ob Sie zuoberst die neuesten oder die ältesten Bestellungen sehen wollen.
  • Nicht versandfähige Bestellungen ausblenden: „Ja“ bedeutet, dass nur Bestellungen angezeigt werden, die tatsächlich auch verschickt werden können (also ausreichend Bestände vorhanden sind).
  • Teillieferungen ausblenden: „Ja“ führt dazu, dass Ihnen Bestellungen nicht mehr angezeigt werden, zu denen bereits Teillieferungen erfolgt sind.
  • Rechnungen anzeigen: „Ja“ bedeutet, dass Sie in der Versandliste die Rechnungen sehen können (Einblendung eines Links).
  • Rechnungen automatisch erzeugen: „Nein“ führt dazu, dass Sie die Rechnung manuell erzeugen müssen.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen versenden: Aktivieren Sie diese Option, werden die automatisch erzeugten Rechnungen verschickt.
  • Bestellstatus bei Versand: Wenn Sie eine Bestellung verschicken, erhält sie diesen Status.
  • Bestellstatus bei Teil-Versand: Versenden Sie nur einen Teil der Bestellung, erhält sie diesen Status.
  • Versandlager: Wählen Sie das Lager, aus dem die Bestellungen standardmäßig verschickt werden sollen.

Step-by-Step-Abarbeitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Step-by-Step“, so öffnet sich ein neuer Dialog, in dem Sie die Versandliste nicht auf einer Seite betrachten, sondern Bestellung für Bestellung durchklicken können. Dies erleichtert Ihnen zum einen die Übersicht, zum anderen umgehen Sie die Ladezeit, da sich die Versandliste nach jeder Änderung automatisch aktualisiert. Die Eingabemöglichkeiten stimmen mit der eigentlichen Versandliste überein. Sobald Sie eine Bestellung fertig bearbeitet haben, klicken Sie oben auf „Nächster“, um die nächste Order aufzurufen.

Die wichtigsten Post-Versandarten stehen Ihnen hier in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Nutzen Sie diese, um den Versand einer Bestellung abzuwickeln, wird die Versandadresse zwischengespeichert. Im Bereich „Adresslisten-Exportdateien“ oberhalb der normalen Versandliste können Sie nach Versandart sortiert Adresslisten im CSV-Format herunterladen. Diese Dateien importieren Sie bei der Deutschen Post, um Adressaufkleber mit einer bestimmten Frankierung zu erzeugen.

Versanddokumente

Sobald Sie Bestellungen versenden, werden Dokumente erstellt. Diese öffnen sich allerdings nicht sofort, da dies bei der Bearbeitung mehrerer Bestellungen schnell unübersichtlich werden würde. Deshalb speichert der apt-shop alle erzeugten Dokumente gebündelt. Im Bereich „Versanddokumente“ können Sie diese einzeln oder zusammen abrufen und ausdrucken. Klicken Sie auf den jeweiligen Link zu Shop-Rechnungen, Klarna-Rechnungen, DHL-Tickets, Auftragsnummer-Barcodes und DHL-Exportdokumenten, um diese anzuzeigen und auszudrucken. Oder wählen Sie die „Gesamt-Liste“, die alle erzeugten Dokumente in einem PDF-Dokument öffnet. So können Sie beispielsweise Rechnung und Versandschein auf einmal ausdrucken und an den Verpacker übergeben.

Einpackliste drucken

Sobald Sie bei einer oder mehreren Bestellungen den Versand vorbereitet haben, können Sie eine Einpackliste drucken lassen (ganz unten). Hier sieht der Packer auf einen Blick, welche Artikel zu welcher Bestellung verschickt werden sollen, wo diese zu finden sind (Regal, Fach, Boden) und welcher Bestand vorhanden sein sollte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“, um die Liste auszugeben.

Versandliste

In der Versandliste werden Ihnen nun alle Bestellungen angezeigt, die den in den Einstellungen hinterlegten Status aufweisen (z. B. „bezahlt“). Beachten Sie zunächst die farblichen Markierungen:

  • Grün: Grün hinterlegte Bestellungen können vollständig versendet werden, weil ausreichende Bestände vorhanden sind.
  • Blau: Ein Teilversand ist möglich, bei einzelnen Artikeln reichen die Bestände nicht aus.
  • Grau: Es ist kein Versand möglich, weil kein Bestand vorhanden ist oder dieser bereits durch eine andere Bestellung reserviert wurde.

Ob ein Versand ganz, teilweise oder überhaupt nicht möglich ist, prüft Ihr apt-shop selbstständig. Welchen Bestellstatus eine Bestellung erhalten soll, wenn sie teilversendet wurde, hinterlegen Sie in den Einstellungen zur erweiterten Warenwirtschaft.

Bestellung verschicken

Zu jeder Bestellung, die versendbare Artikel enthält, können Sie nun diese Daten eingeben:

  • Versanddatum (auch vor- und rückdatiert möglich)
  • Transportdienst (Voreinstellung über die Einstellungen der erweiterten Warenwirtschaft möglich)
  • Versandart
  • Tracking-Nr. (automatische Hinterlegung bei Erzeugung von Versandscheinen über DHL-Intraship)
  • Gewicht (Gesamtgewicht der Sendung)
  • zusätzlich zu buchende Versandversicherung
  • Sperrgut (bei Übermaßen)

Nun können Sie den Versand über die Schaltfläche „Versand bestätigen“ aktivieren. In diesem Rahmen wird automatisch ein Lieferschein über die betreffenden Positionen erzeugt. Diesen können Sie anschließend direkt zum Drucken aufrufen oder ihn auch später in der Detailansicht der zugehörigen Bestellung einsehen. Dort wird die bereits versandte Position grün eingefärbt. Der Bestellstatus verändert sich entsprechend der angelegten Statusstufen, z. B. auf „versendet“.

Tipp: Möchten Sie die Versandadresse schnell kopieren, z. B. um sie in ein Versandlabel einzufügen, klicken Sie einmal auf die Adresse und verwenden die Tastenkombination Strg + C. Mit Strg + V fügen Sie sie an anderer Stelle wieder ein.