Bestellungen

Auf dieser Seite können Sie alle Bestellungen einsehen, egal ob diese vom Kunden selbst im Shop abgeschickt, vom Administrator manuell angelegt oder von einem Drittanbieter wie Amazon oder Ebay importiert wurden.

Informationen in der Übersicht

In der angezeigten Tabelle werden Ihnen verschiedene Informationen angezeigt. Die Standardübersicht liefert auf den ersten Blick:

  • Typ der Bestellung (z. B. Ladenverkauf, Admin-Bestellung)
  • Bestellnr. (vom System automatisch erzeugte, eindeutige Nummer; ggf. Symbole für Bemerkungen seitens des Kunden oder des Bearbeiters)
  • Datum (Datum des Bestelleingangs)
  • Artikel (Anzahl der bestellten Artikel)
  • Kundennummer
  • Kunde (Name, Anschrift und E-Mail-Adresse des Kunden)
  • Status (Status der Bestellung, z. B. „unbearbeitet“, „bezahlt“)
  • Summe (Gesamtsumme der Bestellung)

Welche Informationen in der Bestellübersicht angezeigt wird, können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie auf „Ansicht anpassen“ im Header der Tabelle. Hier bestimmen Sie die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite sowie die Reihenfolge der Spalten. Zudem können Sie weitere Spalten einblenden.

Stapelverarbeitung von Bestellungen

Unterhalb der Tabelle erhalten Sie über das Auswahlfeld „Status ändern“ die Möglichkeit, den Status mehrerer Bestellungen gleichzeitig zu ändern. Markieren Sie die betreffenden Bestellungen in der ersten Tabellenspalte mit einem Haken und wählen Sie in dem Auswahlfeld den gewünschten Bestellstatus aus.

Bestellungen durchsuchen und filtern

Um nach einer bestimmten Bestellung zu suchen, geben Sie in das Feld „Suchen“ ganz oben einen Suchbegriff ein. Möchten Sie anschließend wieder alle Bestellungen einblenden lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle anzeigen“.

Um Bestellungen nach bestimmten Kriterien zu filtern (z. B. alle mit dem Status „bezahlt“ oder alle in einem speziellen Datumsbereich), verwenden Sie Datenfilter. Öffnen Sie den Bereich „Datenfilter“ durch einen Klick auf das Plus-Symbol ganz rechts. Nun können Sie anhand zahlreicher Kriterien wie Bearbeitungsstatus, Zahlungs- und Versandart, Versandland, Bestelltyp, Bestelldatum, Bestellsumme usw. Ihren individuellen Filter zusammenstellen.

Möchten Sie den eingestellten Filter in Zukunft öfter verwenden, klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol und speichern den Filter unter einem beliebigen Namen ab.

Neue Bestellung anlegen

Oberhalb der Tabelle finden sich rechts drei Symbole mit einem grünen Plus. Hier legen Sie je nach gewähltem Symbol einen neuen Ladenverkauf mit oder ohne Shopkunden oder eine manuelle Admin-Bestellung an. Beim Ladenverkauf werden Sie nun um die Auswahl einer Ladenverkaufsstelle gebeten, sofern der Benutzer nicht ohnehin einer bestimmten Ladenverkaufsstelle zugewiesen ist. Andernfalls wählen Sie einen Kundenstammsatz aus. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:

  • Kundenliste: Auswahl des Kundenstammsatzes aus einem Auswahlfeld
  • Suche: Suche anhand eines Suchbegriffs nach einem Kunden
  • Neuanlage: Anlegen eines neuen Kunden anhand seiner persönlichen Daten

Nun werden Sie zur Bestellung selbst weitergeleitet, wo Sie verschiedene Informationen hinterlegen können:

Daten zur Bestellung

Im ersten Block der Bestellung finden Sie zunächst Daten wie die Bestellnummer, die Bestellzeit bzw. das Datum, die IP-Adresse und den Host des Kunden. Nun folgen verschiedene Informationen, die Sie ändern können:

  • Aktueller Status: Wählen Sie einen alternativen Bestellstatus.
  • Sachbearbeiter: Hinterlegen Sie einen Sachbearbeiter. Soll grundsätzlich derselbe Bearbeiter hinterlegt werden, können Sie diesen in den Einstellungen zur Benutzerverwaltung als Standardbenutzer hinterlegen.
  • Statusmails senden: Wählen Sie „Ja“, erhält der Kunde bei einer Änderung der Statusstufe eine Status-E-Mail.
  • Verkaufsstelle: Diese Option wird nur bei Ladenverkäufen angezeigt, entscheiden Sie sich für die Verkaufsstelle, bei der der Verkauf getätigt wurde.
  • Ist ein Angebot: Wählen Sie „Ja“, wird die Bestellung nicht wie eine Bestellung behandelt, sondern wie ein Angebot.
  • Versandliste: Weisen Sie die Bestellung einer bestimmten Versandliste zu, um die Bearbeitung zu vereinfachen.
  • Währung: Wählen Sie die für die Bestellung zu verwendende Währung.

Ganz rechts finden Sie auf gleicher Höhe einige Symbole. Mithilfe der grünen Plus-Symbole legen Sie neue Bestellungen an oder kopieren die aktuell geöffnete. Durch das Brief-Symbol verschicken Sie die Bestellung an den Kunden. Das Druckersymbol ermöglicht Ihnen den Ausdruck der Bestellung. Klicken Sie auf das Barcode-Symbol, um einen Barcode für die einzelnen Bestellpositionen zu erzeugen.

Bemerkungen/Notizen zur Bestellung

Im nächsten Block können Sie Bemerkungen zur Bestellung hinterlegen bzw. einsehen:

  • Kundenbemerkung: Lesen Sie, was der Kunde im Rahmen der Bestellung angegeben hat (z. B. eine Info zur Abwicklung oder einen Wunsch).
  • Kunden-Memo: Im Kundenstammsatz können Sie eine Info hinterlegen, die dann an dieser Stelle in allen Bestellungen dieses Kunden angezeigt wird.
  • Notiz: Hinterlegen Sie hier eigene Notizen zu der Bestellung. Dabei werden Ihr Benutzername und der Zeitpunkt der Bemerkung festgehalten.

Wenn Bemerkungen zur Bestellungen vorliegen, werde diese in der Bestellübersicht als Symbole angedeutet.

Kunden-/Adressdaten

Hier können Sie die Versand- und Rechnungsanschrift sowie die allgemeinen Kundendaten bearbeiten:

  • Versandadresse: Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um eine Anschrift für den Versand der Bestellung zu hinterlegen. Ist diese mit der Rechnungsanschrift identisch, können Sie die Adresse mithilfe des ersten Auswahlfehldes aus der Rechnungsadresse oder aus den Kundendaten übernehmen. Wenn Sie das DHL-Intraship-Modul aktiviert und eingerichtet haben, wird hier auch ein gelbes DHL-Symbol angezeigt. Per Klick darauf erzeugen Sie ein DHL-Versandticket für diese Bestellung.
  • Rechnungsadresse: Hinterlegen Sie die Rechnungsadresse oder übernehmen Sie sie aus den Kundendaten bzw. der Lieferadresse.
  • Kundendaten: Per Klick auf das Stiftsymbol können Sie nicht nur die Adressdaten des Kunden ändern, sondern weitere Informationen wie die Währung, den Rabatt, die möglichen Zahlungsarten oder die Zuordnung zu einer Kundengruppe. Klicken Sie auf die hellblau gestrichelte Schaltfläche, um alle Bestellungen des Kunden anzuzeigen (dadurch verlassen Sie die aktuelle Bestellung).

Bestelldetails

Fügen Sie der Bestellung nun die Artikel hinzu, die der Kunde gekauft hat. Hierzu geben Sie entweder die betreffende Artikelnummer in das Eingabefeld rechts ein und klicken auf „Los“ oder Sie klicken auf das grüne Plus, um anhand eines Suchbegriffs nach einem Artikel zu suchen oder einen neuen Artikel anzulegen.

Sie können einen hinzugefügten Artikel durch einen Klick auf das Stiftsymbol neben der betreffenden Position ändern. Ändern Sie beispielsweise die gewählte Größe, die Stückzahl, den Preis oder auch den anzuwendenden Steuersatz.

Mit jeder neu hinzugefügten oder geänderten Position wird die Summe der Bestellung aktualisiert. Sofern Sie in den betreffenden Artikeln den Einkaufspreis hinterlegt haben, wird Ihnen hier auch die Höhe des Gewinns je Artikel angezeigt.

Versandart und Zahlungsweise

In den nächsten zwei Bereichen stellen Sie ein, welche Versandart und Zahlungsweise anzuwenden sind. Klicken Sie hierfür auf das Stiftsymbol ganz rechts und wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Optionen und geben Sie ggf. einen Aufpreis an, soweit erforderlich.

Gutschein/Rabatt

Wird für den Kunden ein Gutschein eingelöst, klicken Sie in diesem Bereich auf das grüne Plus. Geben Sie nun den Gutscheincode ein. Das Symbol rechts neben dem Eingabefeld zeigt an, ob die Gutscheinnummer gültig ist. Ein rotes Dreieck steht dafür, dass die Nummer nicht vorhanden ist oder aber bereits abgelaufen ist.

Alternativ fügen Sie einen Gutschein manuell hinzu, indem Sie die Art, den Wert sowie die Einheit (Prozent oder Euro) hinterlegen. Wählen Sie einen Rabattgutschein, um einen Nachlass zu gewähren, durch den auch die MwSt. sinkt, oder einen Wertgutschein, durch den sich die MwSt. nicht verändert (z. B. Geschenkgutschein).

USt-Id

Handelt es sich um einen Kunden aus dem Ausland, der eine Nettorechnung erhalten soll, können Sie durch Klick auf das Stiftsymbol ganz rechts dessen Umsatzsteuer-Identnummer (USt-Id) hinterlegen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Auf Netto umwandeln“ wird die Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis erzeugt und auch die Bestellung wird bereits entsprechend angezeigt.

Bestell-History

In diesem Bereich können Sie nachvollziehen, wer wann welche Änderung an der Bestellung vorgenommen hat.

Bestellung abschließen

Sobald Sie alle notwendigen Informationen eingegeben haben, erscheint weit oben die rote Schaltfläche „Bestellung abschließen“. Klicken Sie darauf, um die Bestellung fertig im System zu speichern. Erst dann können Sie sie weiterbearbeiten.

Handelt es sich um einen Ladenverkauf, wird nun nachgefragt, ob die Zahlung bar oder per EC-Karte erfolgen soll. Sobald eine EC-Kartenzahlung ausgeführt wurde, können Sie über die Schaltfläche „Zahlung war erfolgreich“ den Druck eines Kassenbons anstoßen. Bei der Barzahlung geben Sie ein, wie viel Bargeld Ihnen der Kunde gegeben hat. Der Shop zeigt das Rückgeld an und ermöglicht Ihnen wiederum den Bon-Druck.

Hinweis: Haben Sie versehentlich die falsche Zahlungsweise gewählt oder hat es sich der Kunde anders überlegt, können Sie über den Link „Als Barverkauf umwandeln“ bzw. „Als EC-Kauf umwandeln“ noch einmal wechseln.

Bestellung versenden

Sobald eine Bestellung abschließend erfasst wurde, werden weitere Optionen sichtbar. Öffnen Sie eine Bestellung in der Detailansicht, so können Sie den Versand der Bestellung vorbereiten. Bei den Bestelldetails finden Sie nun die Schaltfläche „Versenden“. Sie werden nun zu einem Dialog weitergeleitet, in dem Sie die Details zum Versand angeben können:

  • Artikel: Setzen Sie einen Haken vor die Positionen, die Sie versenden möchten (nur möglich, wenn der Bestand ausreicht).
  • Lager: Geben Sie an, aus welchem Lager die einzelnen Artikel verschickt werden sollen.
  • Versanddatum: Geben Sie ein Versanddatum an, sofern dieses vom aktuellen Tag abweicht.
  • Transportdienst: Wählen Sie den Transportdienst, mit dem Sie versenden.
  • Versandart: Geben Sie hier die Versandart an (z. B. Warensendung).
  • Tracking-Nr.: Hinterlegen Sie die Trackingnummer von Paketen, um die Nachverfolgung zu ermöglichen. Bei der automatisierten Erstellung von Versandscheinen über den apt-shop wird diese automatisch erfasst.
  • Gewicht: Geben Sie das Versandgewicht an.
  • Versicherung: Wünschen Sie eine gesonderte Versicherung des Versands, hinterlegen Sie dies hier.
  • Sperrgut: Aktivieren Sie die Option, sofern es sich um den Versand eines Sperrguts handelt.

Klicken Sie auf „Versand bestätigen“, um den Vorgang abzuschließen.

Teile einer Bestellung stornieren

Ebenfalls in der Detailansicht einer Bestellung können Sie einzelne Artikel stornieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Stornieren“ im Bereich „Bestelldetails“. In dem sich nun öffnenden Dialog markieren Sie jene Artikel, die Sie stornieren möchten, mit einem Haken. Klicken Sie anschließend auf „Positionen stornieren“. Die betreffenden Artikel werden aus der Bestellung entfernt.

Artikel retournieren

Bei den Bestelldetails in der Detailansicht der Bestellung finden Sie die Schaltfläche „Retournieren“. Sie erscheint erst, nachdem die Bestellung versendet wurde. Möchte der Kunde einen Artikel zurückschicken, klicken Sie auf diese Schaltfläche. In dem sich öffnenden Dialog markieren Sie die zurückgeschickten Artikel, wählen einen Grund aus. und klicken auf „Positionen retournieren“. Sollen die Artikel wieder in den Bestand aufgenommen werden, so setzen Sie den Haken bei „In den Bestand aufnehmen“ und wählen ein Lager aus.

Rechnung und Lieferschein erzeugen und anzeigen

Nachdem eine Bestellung abgeschlossen wurde, können Sie in der Detailansicht Rechnungen und Lieferscheine anlegen und sie anschließend ausdrucken. Klicken Sie auf das grüne Plus neben „Rechnung“, um eine neue Rechnung anzulegen. Hier hinterlegen Sie diese Informationen:

  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum
  • Positionen, die berechnet werden sollen
  • Kosten für Versandart und Zahlungsweise
  • Hinweis für die Rechnung

Die Erstellung des Lieferscheins erfolgt analog. Sobald Sie die Dokumente angelegt haben, können Sie sie mithilfe der Symbole unter „Optionen“ weiterverarbeiten:

  • PDF-Download (z. B. für einen Ausdruck)
  • Öffnen im Browser
  • Versand per E-Mail (Mailadresse wird abgefragt)
  • Ändern
  • Löschen